G GATE CONF — международная конференция на 5 000 гостей в сфере партнерского маркетинга, которая проходила в Грузии. Проект включал в себя масштабное производство контента сразу в нескольких форматах: доклады, питчинги, спонсорский контент, документальный фильм про конференцию, динамичные reels, вертикальные блоги, travel-шоу и яркий отчетный тизерный ролик.

Для анонса конференции мы задумали тревел-выпуск в духе «Орла и Решки». Цель была проста: показать аудитории, где остановиться, как добраться и как провести время с разным бюджетом — от экономного до VIP. Но на деле проект превратился в настоящее приключение за кулисами съемок.

Формат и подготовка

Мы разрабатывали формат для двух ведущих, отбирали интересные локации, продумывали логистику и проживание, а также искали съемочную группу, способную качественно реализовать задумку. Я изучила порядка семи подрядчиков и выбрала команду, которая сочетала профессионализм и приемлемую стоимость. Со сценаристом мы выделили ключевые точки съемок и подготовили техническое задание локальному продюсеру.

Переговоры и тайные съемки

Первая сложность возникла с казино — все местные бренды были категорически несговорчивы. Мне пришлось лично подключиться, искать контакты и вести переговоры. В итоге один из брендов согласился предоставить локацию: они подготовили не только место, но и массовку с реквизитом — за упоминание бренда в ролике.

Не меньший вызов представили хостел и отель, где мы планировали снимать бюджетные и VIP-отзывы. Владельцы принципиально не давали разрешение на съемку. Тогда мы приняли решение действовать почти как тайные журналисты: съемка велась на телефон, с минимальным оборудованием. И это не повлияло на качество контента — ролики получились живыми, динамичными и очень «естественными».

Погодные и логистические сюрпризыВ дни съемок нас поджидала стихия: ураган помешал съемкам на фуникулере и прогулке по Ботаническому саду. Ведущий по сценарию должен был расслабляться на локациях, но погода внесла свои коррективы. Пришлось переписывать сценарий, искать альтернативу фуникулеру и переносить прогулку по саду на другой день.

Не обошлось и без логистических экстримов: обратный рейс ведущей отменил авиаперевозчик, и ночью нам пришлось оперативно искать вариант, как доставить её в другую страну. Решение нашлось: отправили наземным транспортом, проследили за безопасностью, и при этом удалось сохранить отличные отношения с ведущей.

Итог и вывод

Проект состоялся и получился максимально практичным для аудитории: мы показали и бюджетные варианты, и премиальные. А выпуск вызвал живой интерес у аудитории.

На любой съемке могут возникать непредвиденные ситуации — это не бедствие, а часть процесса. Главное — уметь искать альтернативные решения и быстро адаптироваться к реальности на площадке.

Локальная команда проявила себя как гибкие, креативные и надежными профессионалы. Их подход и умение адаптироваться к непредвиденным ситуациям стали ключевым фактором в принятии решения о приглашении их на более крупный проект - съемку конференции G GATE CONF.

После успешного тревел-выпуска в стиле «Орёл и Решка», где мы показывали Грузию с бюджетной и VIP-перспективы, наступил следующий этап — организация съемки самой конференции G GATE CONF. На подготовку ушло 1,5 месяца, и задача была масштабнее: создать многопоточное видеопроизводство высокого уровня для разных каналов коммуникации компании.

Моя зона ответственности

• Стратегия контент-производства под цели мероприятия.
• Формирование и руководство командой из 40+ человек.
• Поиск, проверка и управление подрядчиками (локальными и релокантами).
• Разработка контент-плана и съемочного плана.
• Организация логистики, таймингов, оборудования и рабочих процессов.
• Управление пятью параллельными съемочными бригадами.
• Формирование, контроль и оптимизация бюджета.
• Организация системной передачи материалов и постпроизводственного пайплайна.

За два дня съемок удалось отснять:

• Доклады и питчинги спикеров.
• Документальный фильм о конференции.
• Атмосферные рилсы для соцсетей.
• Вертикальный влог из 7 серий для медиа-лица компании.
• 40 единиц контента для спонсоров и партнеров.
• Итоговый отчетный ролик мероприятия.

Дополнительно — предварительный анонс конференции был сделан в формате travel-проекта «Орел и Решка» о Грузии для гостей мероприятия, что помогло создать интригу и подготовить аудиторию.

Сложности проекта и решения

1. Производство 40 единиц спонсорского контента в сжатые сроки
Задача — не только отснять материалы, но и смонтировать весь объем за 2 недели после конференции и передать спонсорам.

Решения:

• Сформирована удалённая и локальная команда монтажёров.
• Настроен высокоскоростной процесс передачи материалов и архивации.
• Построена система параллельного монтажа с редакторским контролем качества.
• Введены ежедневные окна для статуса и проверки готовности роликов.

Результат: весь пакет из 40 роликов сдан в срок.

2. Поиск надежных подрядчиков в сложном гео
Грузия — регион со специфичным ритмом работы и ограниченным предложением профессиональных команд. Нужно было найти стабильных исполнителей, способных выдерживать высокий темп и стандарты качества.

Решения:

• Фокус на релокантах с опытом крупных проектов.
• Проверка команды на отдельном travel-проекте «Орел и Решка» для анонса конференции.
• Оценка дисциплины, скорости реагирования и качества материалов.

Результат: сформирована оптимальная производственная команда для основной конференции.

3. Дефицит съемочных групп в регионе
При большом количестве параллельных потоков съемки требовалось заранее забронировать квалифицированные команды и оборудование.

Решения:

• Ранний предпродакшн и бронирование специалистов.
• Создание смешанных команд из локальных специалистов и релокантов.
• Четкая структура ответственности и оперативное управление на площадке.

Результат: лучшие специалисты в этом гео работали на нашем проекте.

В короткие сроки реализовано масштабное, многопоточное видеопроизводство:

• Все материалы — от спонсорских роликов и документального фильма до рилсов и итоговых отчетов — были сданы в срок.
• Построена устойчивая система работы с подрядчиками в новом регионе.
• Клиент получил полный набор контента для маркетинга, SMM, PR, партнеров и внутренних задач.

Опыт travel-проекта «Орел и Решка» стал ключевым: он позволил протестировать локальных подрядчиков, оценить их гибкость и способность к быстрой адаптации, что впоследствии обеспечило успешную реализацию G GATE CONF